| Module D1.2:
|
ระบบตั้งค่าเอกสาร/แบบฟอร์ม เส้นทางเดินเอกสาร ลายมือชื่อ
และการรักษาความปลอดภัยอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document/e-Form,
e-Workflow, e-Signature & e-Security Configuration System)
|
เป็นระบบที่ออกแบบมาเพื่อสร้างความยืดหยุ่นในการใช้งานในกรณีที่นโยบายการใช้งานขององค์กรเปลี่ยนแปลงไป เช่น เส้นทางเดินเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เงื่อนไขการอนุมัติ การลงนามย้อนหลัง การแยกเอกสารลับและเอกสารปกติออกจากกัน การส่งเอกสารแบบอัตโนมัติ เป็นต้น ซึ่งการตั้งค่าดังกล่าวนี้ มีทั้งกรณีที่ตั้งแบบใช้กฎเกณฑ์เดียวกันทั้งองค์กร หรือ เป็น Global กับแบบที่เป็นส่วนตัวแต่ละบุคคล หรือ เป็น Personalization ทำให้สะดวกต่อการใช้งานของแต่ละคนที่มีสไตล์การใช้งานที่แตกต่างกัน ระบบการตั้งค่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์(e-Document) เส้นทางเดินเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Workflow) และการลงนามหรือลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์/ดิจิทัล (Electronic/Digital Signature) ดังกล่าวนี้สามารถกระจายสิทธิ์การตั้งค่านี้ให้ผู้ดูแลระบบเฉพาะด้านกระจายงานไปดูแลได้ โดยไม่ต้องเป็นภาระของผู้ดูแลระบบหลัก ซึ่งมีคุณลักษณะเด่น ดังนี้ |
| |
|
|
สามารถตั้งค่าเกี่ยวกับเอกสารเอกสาร/แบบฟอร์มได้ เช่น การแสดงชื่อหน่วยงานในระดับต่างๆ การวางตำแหน่งของเลขที่ วันที่ คำลงท้าย การลงนาม และตราประทับองค์กร เป็นต้น
|
|
|
การส่งเอกสาร สามารถตั้งค่า ให้ส่งอัตโนมัติในทันทีที่ลงนาม หรือ คลิกส่งเองเมื่อต้องการก็ได้ โดยสามารถสร้างเส้นทางเดินเอกสาร (e-Workflow)ไว้ล่วงหน้าและผูกกับแบบฟอร์มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานอยู่เป็นประจำก็ได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาเลือกเส้นทาง หรือ ผู้รับใหม่ทุกครั้ง
|
|
|
กำหนดวิธีการลงนามได้ โดยสามารถเลือกลงนามได้ทั้งแบบลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) ทั่วไปที่ไม่ต้องใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) ภายใต้เทคโนโลยี PKI (Public Key Infrastructure) (แต่สามารถพิสูจน์การแก้ไขเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ลงนามได้) กับแบบลงนามดิจิทัล (Digital Signature) ที่ต้องใช้กุญแจส่วนบุคคล (Private Key) ของผู้ลงนามและแสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ลงนาม เพื่อยืนยันตัวตนผู้ลงนามได้เลยโดยตรง รวมทั้งสามารถเข้า "รหัสลับ" (Encryption) โดยกุญแจสาธารณะ (Public Key) ของผู้รับได้ ซึ่งภายใต้ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office) ของ CryptBot™ นี้มีวิธีการลงนามทั้งแบบอิเล็กทรอนิกส์และดิจิทัลให้เลือกใช้งานได้ถึง 6 แบบด้วยกัน
|
|
|
การลงนามแบบปฏิบัติราชการแทน สามารถทำได้ทั้งแบบเลือกลงนามได้แบบอิสระตามความต้องการของผู้ใช้งาน ณ ขณะที่ทำการลงนาม หรือ แบบที่สามารถกำหนดเป็นแบบการมอบอำนาจไว้อย่างเป็นทางการ หรือ กำหนดช่วงเวลาการปฏิบัติราชการ หรือ รักษาการ ไว้เป็นครั้งคราวเพื่อให้ระบบสามารถเบี่ยงเบนเส้นทางไปยังผู้รักษาการ หรือ ผู้ปฏิบัติงานแทน ให้โดยอัตโนมัติ
|
|
|
การส่งออกอีเมล์ สามารถเลือกที่จะให้ระบบส่งแจ้งเตือนการได้รับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ฉบับใหม่ทางอีเมล์ก็ได้ หรือ สามารถเลือกส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ออกไปยังผู้รับภายนอกได้โดยตรงโดยสามารถเปิดอ่านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันทีโดยไม่ต้องล็อกอินเข้าสู่ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Office)
|
|
|
การตั้งค่าผู้รับเอกสาร สามารถกำหนดให้แสดงชื่อ ตำแหน่ง และ/หรือ หน่วยงานของผู้รับ เพื่อความชัดเจนในการเลือกผู้รับแบบไม่ผิดตัวได้
|
|
|
การเตรียมความเห็นล่วงหน้า หรือ ความเห็นมาตรฐาน โดยสามารถให้เลขาฯ/หน้าห้องที่รู้ใจผู้บริหารทำการร่างหรือเตรียมคามเห็นให้ก่อนได้ เพื่อลดภาระที่ผู้บริหารต้องพิมพ์ความเห็นหรือคำสั่งการเอง และยังมีทางเลือกให้ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มความเห็นมาตรฐานสำเร็จรูปที่ผู้บริหารต้องใช้งานบ่อยสามารถเลือกใช้ความเห็นเหล่านั้นด้วยการ drop-down โดยไม่ต้องพิมพ์เอง
|
|
|
บันทึกรูปแบบไฟล์ที่ลงนาม โดยผู้ดูแลระบบสามารถเลืิอกได้ว่า จะให้บันทึกและแสดงผลไฟล์หลังการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ลงนามดิจิทัลในรูปแบบใด เพื่อรองรับการพิสูจน์ทราบของผู้รับ หรือ การแลกเปลี่ยนข้อมูล หรือ เพื่อให้แสดงแบบง่ายบนหน้าเว็บบราวเซอร์โดยตรง
|
|
|
การกำหนดเอกสาร ที่เกี่ยวข้องที่ต้องส่งไปด้วยกันแต่แยกกันลงนามได้ โดยสามารถบังคับได้ว่า การส่งเอกสารในบางแบบฟอร์มต้องกำหนดให้ส่งเอกสารใดบ้างเพื่อประกอบการอนุมัติงานไปด้วย ซึ่งจะทำให้ผู้ทำงานไม่หลงลืม
|
|
|
การตั้งค่าความปลอดภัย มีทั้งในส่วนของส่วนกลางของระบบ และเป็นส่วนตัวรายบุคคล อาทิเช่น การกำหนดวิธีการล็อคอินและใช้รหัสผ่าน ซึ่งมีทั้งแบบยากที่มีความปลอดภัยสูง หรือ แบบง่ายที่ใช้งานสะดวก การกำหนดเวลาในการแจ้งเตือนการเปลี่ยนรหัสผ่าน การจัดเก็บ Log File การใช้งาน การกำหนดจำนวนครั้งการล็อคอินผิด หรือ การป้องกันล็อคอินชื่อผู้ใช้เดียวกันจากหลายเครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
|
|
|
ฯลฯ
|
|
ตัวอย่างหน้าจอระบบตั้งค่าเอกสาร/แบบฟอร์ม เส้นทางเดินเอกสาร ลายมือชื่อ
และการรักษาความปลอดภัยอิเล็กทรอนิกส์
|
 |
ตัวอย่างการเลือกเส้นทางเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Workflow) ที่ใช้ประจำให้กับแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (e-Form)
|
 |
ภาพแสดงหน้าจอการตั้งค่าวิธีการลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) หรือ ลงนามดิจิทัล
(Digital Signature) ให้กับแต่ละแบบฟอร์มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ต้องการความปลอดภัยที่แตกต่างกัน
|
หมายเหตุ:
|
| 1. |
โปรแกรมระบบสร้าง-ส่ง/เวียน-ลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document and Electronic/Digital Signature) เป็นแกนหลักของระบบ e-Office แบบแพ็คเกจ ที่เป็นโปรแกรมลิขสิทธิ์สำหรับติดตั้งบน Server ของท่านเอง (ท่านจะต้องจัดเตรียม Server และ PC ให้พร้อมตามที่กำหนดไว้ในเมนู อุปกรณ์และการติดตั้ง)
|
| 2. |
การสั่งซื้อระบบสร้าง-ส่ง/เวียน-ลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document and Electronic/Digital Signature)นี้ สามารถแบ่งซื้อเป็นส่วนๆ ตามความเหมาะสมหรือการประยุกต์ใช้งานได้ ไม่จำเป็นต้องซื้อระบบทั้งหมดในคราวเดียว และยังสามารถนำโปรแกรมไปต่อเชื่อมกับ Module อื่นๆ และระบบสารสนเทศ หรือ ERP (Enterprise Resources Planning) ที่ท่านมีใช้งานอยู่แล้วได้ ่หากท่านสนใจที่จะสั่งซื้อเพียงบางส่วนของระบบสามารถสอบถามไปยังบริษัทฯได้ตามหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล์ด้านล่างนี้ |
| 3. |
วิธีการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) ที่เป็นมาตรฐานใน Module D1.5 ข้างต้นนั้น จะเป็นแบบ Non-PKI Simple Sign และ Non-PKI Server Sign ซึ่งไม่แสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) แต่อย่างไรก็ตาม ท่านสามารถซื่อการลงนามดิจิทัล (Digital Signature) ของ
CryptBot web-Sign™ เพื่อลงนามแบบแสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ หรือใช้เทคโนโลยี PKI (Public Key Infrastructure) ได้ 2 แบบ คือ Central PKI (ใช้กุญแจกลางของระบบ/องค์กร) และ แบบ Personal PKI (ใช้กุญแจส่วนบุคคลของแต่ละผู้ลงนาม) ซึ่งสามารถดูรายละเอียดได้ที่เมนู ศูนย์โบรชัวร์ |
| 4. |
ระบบสร้าง-ส่ง/เวียน-ลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document and Electronic/Digital Signature) นี้ สามารถต่อขยายให้ใช้งานกับ Module อื่นๆ ของระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document System) และระบบบริหารงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Management System) เพื่อสร้างเป็นระบบวางแผนและบริหารทรัพยากรองค์กร(ERP/M) แบบไร้กระดาษ (Paperless) รวมถึงสามารถต่อเชื่อมกับระบบ MIS, EIS, ERP หรือ Financial System ที่องค์กรมีใช้งานอยู่เดิมเพื่อสร้างเป็นระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงหนึ่งเดียวได้ โดยไม่ต้องเสียเวลา Login เข้าไปทำงานแต่ละระบบ หากแต่สามารถทำงานผ่านระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงระบบเดียว โดยการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อกลางในการนำเข้าข้อมูล ประมวลผล และออกรายงานแบบ Realtime ณ ขณะที่สร้าง-ส่ง-ลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถดูรายละเอียดของ Module ที่สามารถต่อขยายได้ที่เมนู องค์ประกอบระบบ และดูการต่อขยายระบบได้ที่เมนู การประยุกต์ใช้งาน หรือ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมในเอกสาร "การเชื่อมโยง ทุกระบบสารสนเทศ ขององค์กรเป็นระบบ e-Office เพียงหนึ่งเดียว" |
|
