ถือเป็นองค์ประกอบหลักหนึ่งในสามที่จะทำให้ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำงานได้ครบถ้วนสมบูรณ์ คือ เป็นกระบวนต่อเนื่องกับกระบวนการสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ด้วย e-Form และส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วย e-Workflow โดยการลงนาม หรือ ลงลายมือชื่อนี้มีสองลักษณะคือ ลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) ที่ไม่จำเป็นต้องใช้ PKI (Public Key Infrastructure) Technology หรือ เทคโนโลยีกุญแจสาธารณะ และ ลงนามแบบดิจิทัล (Digital Signature) ที่ต้องใช้ PKI Technology ซึ่งมีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) ในการยืนยันตัวตนของผู้ลงนาม ซึ่งการลงนามดังกล่าวนี้มีความปลอดภัยมากกว่าการลงนามด้วยปากกาบนกระดาษ เพราะสามารถพิสูจน์การแก้ไขเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ในทันที (โปรดดูรายละเอียดเพิ่มเติมในโบรชัวร์ของ CryptBot web-Sign™ หรือที่เว็บไซต์ของ www.CryptBot.com) และที่สำคัญยิ่งก็คือ การลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ดิจิทัลนี้ จะเป็นการกระตุ้น หรือ activate ให้เกิดการประมวลผลในทันทีที่มีการลงนามอิเล็กทรอนิกส์/ดิจิทัลเพื่ออนุมัติบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การตัดยอดเงิน การตัดยอดสต็อค (ขึ้นอยู่กับรูปแบบของแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้) และยังส่งผลให้มีการออกรายงานแบบ Real Time โดยไม่ต้องเสียเวลาในการนำข้อมูลไป Re-entry เข้าสู่ระบบสารสนเทศแบบเดิมที่ทำงานกับเอกสารกระดาษ ซึ่งเท่ากับลดขั้นตอนการป้อนข้อมูลและลดความผิดพลาดในการประมวลผล ในขณะที่ผู้บริหารก็สามารถเห็นรายงานสถานะทางการเงิน หรือ ข้อมูลที่ถูกต้องแบบ Real Time ได้ตลอดเวลา คุณลักษณะเด่นของระบบนี้ มีดังนี้

รองรับการลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์/ดิจิทัลแบบหลายคนลงนามพร้อมกัน (Multiple Digital Signature) และเข้ารหัสเอกสาร ลับด้วยเทคโนโลยีแบบ PKI (Public Key Infrastructure) ซึ่งป้องกันการปลอมแปลงเอกสารและยืนยันตัวตน ผู้ลงนาม และเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อ้างอิงทางกฎหมายตาม พรบ.ว่าด้วยธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 ที่มีผลบังคับใช้ตั้งแต่ 3 เมษายน 2545

รองรับการลงนามแบบดิจิทัลที่ใช้กุญแจ PKIกลาง (Central PKI) และการลงนาม แบบ รวดเร็วที่แสดง Signature Code (Server Sign) และแบบง่าย (Simple Sign) สำหรับใช้งานกับเอกสารที่ไม่สำคัญและมีจำนวนมากด้วย

ง่ายต่อการพิสูจน์ทราบการแก้ไขเอกสาร และสามารถเลือกใช้การลงนามอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ลงนามดิจิทัลให้กับแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ประเภทหนึ่งประเภทใดโดยเฉพาะ เพื่อให้เกิดความปลอดภัยกับเอกสารประเภทนั้นๆ เป็นพิเศษ