| Module D2.1: |
ระบบลงทะเบียนรับ-ส่ง และออกเลขหนังสืออิเล็กทรอนิกส์
(e-Document Registration & Numbering System)
|
เป็นส่วนของกลไกการลงทะเบียนเพื่อออกเลขที่รับ หรือ เลขที่ส่ง หนังสือ หรือ เอกสาร (ทั้งที่เป็นเอกสารกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)) ซึ่งเจ้าหน้าที่สารบรรณ หรือ เจ้าหน้าที่ธุรการของแต่ละหน่วยงานสามารถกำหนดสมุดทะเบียนในการออกเลขที่เอกสารแต่ละประเภทได้ไม่จำกัด โดยผู้ดูแลระบบสามารถจะตั้งให้ระบบออกเลขที่หนังสือดังกล่าวนี้แบบอัตโนมัติ หรือ แบบที่ดำเนินการโดยบุคคลก็ได้ ซึ่งหากเป็นการดำเนินการกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็สามารถที่จะดำเนินการแบบอัตโนมัติได้เลย โดยเจ้าหน้าที่ไม่จำเป็นต้องไปดำเนินการใดๆ (แม้แต่ในส่วนการบันทึกผลปฏิบัติการของผู้บริหารหรือผู้รับเอกสาร เพราะทุกคนสามารถสั่งการและลงนามอิเล็กทรอนิกส์/ดิจิทัล ที่ระบบสามารถนำข้อมูลที่สั่งการเข้าสู่ระบบได้โดยตรง) คุณลักษณะเด่นของระบบนี้ มีดังนี้ |
| |
|
|
สามารถตั้งสมุดทะเบียนรับ-ส่งเพื่อ ออกเลข แทรกเลข จองเลขหนังสือได้ไม่จำกัด
|
|
|
รองรับการตั้งทะเบียนให้กับแต่ละประเภทเอกสารและ/หรือแต่ละหน่วยงาน
|
|
|
แสดงตราแสตมป์รับของหน่วยงานผู้รับเอกสารบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้
|
|
|
ระบบมีให้เลือกทั้งการออกเลขรับ-ส่งโดยบุคคลและโดยอัตโนมัติ ซึ่งทำให้ประหยัดเวลาการทำงานของเจ้าหน้าที่
|
|
|
สามารถตั้งให้นับเลขใหม่ทุกปีปฏิทิน หรือ ปีงบประมาณก็ได้
|
|
|
สามารถกำหนดนายทะเบียนหรือเจ้าหน้าที่สารบรรณได้หลายคนต่อหน่วยงาน เพื่อกระจายภาระงาน และช่วยกันทำงานได้
|
|
|
กรณีใช้งานร่วมกับระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือการแลกเปลี่ยนเอกสารกับหน่วยงานภายนอกตามมาตรฐาน TH e-GIF การลงทะเบียนข้อมูลของหนังสือทั้งกรณีรับและส่ง ระบบจะทำการบันทึกข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ
|
|
|
ถ้าเดินเอกสารด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การสั่งการ หรือการให้ความเห็นและลงนามดิจิทัลบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของผู้รับเอกสารระบบจะบันทึกเข้าสู่ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ในทันทีโดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นการลดภาระงาน โดยไม่ต้องมีเจ้าหน้าที่มาบันทึกผลปฏิบัติงานอีกเหมือนระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์แบบทั่วไปที่ทำให้เจ้าหน้าที่มีภาระงานเพิ่มขึ้น แต่อย่างไรก็ตาม ระบบก็รองรับการทำงานกับเอกสารกระดาษได้หากจำเป็น
|
|
ตัวอย่างหน้าจอ ระบบลงทะเบียนรับ-ส่ง และออกเลขหนังสืออิเล็กทรอนิกส์
|
 |
ภาพแสดงหน้าจอการลงทะเบียนเพื่อออกเลขที่รับหนังสือจากภายนอก
|
 |
ตัวอย่างเอกสารที่ประทับตราออกเลขที่รับเอกสารของหน่วยงานผู้รับโดยอัตโนมัติ
และการสั่งการและลงนามอิเล็กทรอนิกส์/ดิจิทัล (Electronic/Digital Signature)
|
หมายเหตุ:
|
| 1. |
ระบบลงทะเบียนรับ-ส่ง และออกเลขหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ (e-Document Registration & Numbering System) ถือเป็นแกนหลักของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document Registration, Dispatching & Archiving System) เป็นองค์ประกอบหลักระบบหนึ่งของโปรแกรมระบบ e-Office แบบแพ็คเกจนี้ เป็นโปรแกรมลิขสิทธิ์สำหรับติดตั้งบน Server ของท่านเอง (ท่านจะต้องจัดเตรียม Server และ PC ให้พร้อมตามที่กำหนดไว้ในเมนู อุปกรณ์และการติดตั้ง)
|
| 2. |
สำหรับ Module อื่นๆ ที่เหลือ(ที่ปรากฎอยู่ใน "โบรชัวร์ของระบบ CryptBot Hi-Secure e-Office™" จะทยอยเปิดบริการให้เช่าตามมาภายหลัง แต่หากท่านสนใจสามารถสอบถามไปยังบริษัทฯได้ตามหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล์ด้านล่างนี้ |
| 3 |
วิธีการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) ที่เป็นมาตรฐานใน Module D1.5 ข้างต้นนั้น จะเป็นแบบ Non-PKI Simple Sign และ Non-PKI Server Sign ซึ่งไม่แสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) แต่อย่างไรก็ตาม ท่านสามารถซื่อการลงนามดิจิทัล (Digital Signature) ของ
CryptBot web-Sign™ เพื่อลงนามแบบแสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ หรือใช้เทคโนโลยี PKI (Public Key Infrastructure) ได้ 2 แบบ คือ Central PKI (ใช้กุญแจกลางของระบบ/องค์กร) และ แบบ Personal PKI (ใช้กุญแจส่วนบุคคลของแต่ละผู้ลงนาม) ซึ่งสามารถดูรายละเอียดได้ที่เมนู ศูนย์โบรชัวร์ |
| 4. |
ระบบลงทะเบียนรับ-ส่ง และออกเลขหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ (e-Document Registration & Numbering System)นี้ สามารถต่อขยายให้ใช้งานกับ Module อื่นๆ ของระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document System) และระบบบริหารงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Management System) เพื่อสร้างเป็นระบบวางแผนและบริหารทรัพยากรองค์กร(ERP/M) แบบไร้กระดาษ (Paperless) รวมถึงสามารถต่อเชื่อมกับระบบ MIS, EIS, ERP หรือ Financial System ที่องค์กรมีใช้งานอยู่เดิมเพื่อสร้างเป็นระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงหนึ่งเดียวได้ โดยไม่ต้องเสียเวลา Login เข้าไปทำงานแต่ละระบบ หากแต่สามารถทำงานผ่านระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงระบบเดียว โดยการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อกลางในการนำเข้าข้อมูล ประมวลผล และออกรายงานแบบ Realtime ณ ขณะที่สร้าง-ส่ง-ลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถดูรายละเอียดของ Module ที่สามารถต่อขยายได้ที่เมนู องค์ประกอบระบบ และดูการต่อขยายระบบได้ที่เมนู การประยุกต์ใช้งาน หรือ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมในเอกสาร "การเชื่อมโยง ทุกระบบสารสนเทศ ขององค์กรเป็นระบบ e-Office เพียงหนึ่งเดียว" |
|
