| Module M1.5: |
ระบบติดตาม ประเมินผล และออกรายงาน
(e-Budget Tracking, Assessing & Reporting System)
|
ระบบติดตาม ประเมินผล และออกรายงาน (e-Budget Tracking, Assessing & Reporting System) เป็นส่วนของการนำตัวเลขการใช้จ่ายเงินงบประมาณมาประมวลผลเพื่อแสดงรายงานการใช้จ่ายเงินงบประมาณ ซึ่งจะทำให้ติดตามได้ว่า หน่วยงานใด โครงการใด หรือ ภายใต้กิจกรรม หรือ กลยุทธ์/ยุทธศาสตร์ใดได้มีการเบิกจ่ายเงินไปแล้วเท่านั้น คงเหลือเท่าใด หรือ อยู่ในสถานะจอง หรือ ผูกพัน หรือ ตัดจ่ายไปแล้วเท่าใด ซึ่งจะทำให้ผู้บริหารรับทราบสถานะของเงินงบประมาณล่าสุดขององค์กรได้ตลอดเวลา(โดยไม่ต้องเสียเวลาในการรอคอยการป้อนข้อมูลใหม่ (Re-entry Data) จากเอกสารกระดาษของลูกน้อง เพราะระบบนี้ใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถนำเข้าข้อมูลและประมวลผลได้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) และลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) ทำให้เกิดการประมวลผลในทันทีตามหลักการ On-The-Job Data Entering, Processing and Reporting)) ในขณะที่ฝ่ายตรวจสอบภายในก็สามารถติดตามการเบิกจ่ายเหล่านี้ได้ทันที หรือ สามารถตรวจสอบในเชิงป้องกันได้ โดยสามารถ Drill down จากรายงานเหล่านี้ลงไปหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ที่เกี่ยวข้องได้ทุกฉบับโดยไม่ต้องเสียเวลาจัดเตรียมเอกสาร ระบบนี้มีคุณลักษณะเด่น ดังนี้ |
| |
|
|
กระบวนการเบิกจ่ายเงินงบประมาณทั้งหมดจะทำงานต่อเนื่องและมีความสัมพันธ์กับระบบพัสดุ/จัดซื้อ-จัดจ้าง การเงิน และบัญชี ซึ่งทุกขั้นตอนของการดำเนินงานจะมีการบันทึกสถานะที่เกี่ยวข้องกับเงินงบประมาณที่ใช้จ่ายทั้งหมด เช่น ในกระบวนการจัดซื้อ/จัดจ้าง
|
|
|
หากยอดเงินการจัดซื้อ หรือ ที่ประมูลงานได้ต่ำกว่าเงินที่ขออนุมัติหรือที่จองวงเงินไว้ ระบบก็จะมีการนำยอดคงเหลือดังกล่าวส่งคืนกลับเข้าสู่กองเงินงบประมาณเป็นเงินคงเหลือเพื่อรอการโอนเปลี่ยนให้งานอื่นเบิกจ่ายต่อไป
|
|
|
ในขณะที่การจัดซื้อ หรือ ประมูลเมื่อมีการทำสัญญาสถานะของเงินงบประมาณก็จะถูกปรับสถานะเป็นผูกพันโดยอัตโนมัติ เป็นต้น ข้อมูลของสถานะและการเบิกจ่ายเงินงบประมาณทั้งหมดนี้ระบบจะนำไปออกรายงานในรูปกราฟและตารางตามมาตรฐานของสำนักงบฯ(ในกรณีเป็นหน่วยงานภาครัฐ) แบบ Real Time เช่น สงป. 301 (กรณีภาครัฐ) โดยอัตโนมัติ โดยสามารถคลิกเจาะลึก(drill down) ดูเอกสารการอนุมัติงบประมาณที่เกี่ยวข้องแต่ละใบได้จากรายงาน
|
|
|
ผลการเบิก-จ่ายเงินงบประมาณเหล่านี้ สามารถนำขึ้นรายงานในระบบ War Room หรือ Management Cockpit แบบ Real Time เพื่อให้ผู้บริหารสามารถรับรู้สถานะการใช้จ่ายเงินงบประมาณล่าสุดได้ตลอดเวลา
|
|
ตัวอย่างหน้าจอ ระบบติดตาม ประเมินผล และออกรายงาน
|
 |
ภาพแสดงหน้าจอรายงานการเบิกจ่ายที่แสดงเป็นกราฟให้เห็นยอดเงินงบประมาณที่เบิกใช้แล้วและยอดคงหลือ
|
 |
ภาพแสดงหน้าจอสถานะการจอง ผูกพัน และตัดจ่ายเงินงบประมาณของแต่ละหน่วยงานและโครงการ
|
หมายเหตุ:
|
| 1. |
โปรแกรมระบบติดตาม ประเมินผล และออกรายงานนี้ เป็นโปรแกรมลิขสิทธิ์สำหรับติดตั้งบน Server ของท่านเอง (ท่านจะต้องจัดเตรียม Server และ PC ให้พร้อมตามที่กำหนดไว้ในเมนู อุปกรณ์และการติดตั้ง)
|
| 2. |
สำหรับ Module อื่นๆ ที่เหลือ(ที่ปรากฎอยู่ใน "โบรชัวร์ของระบบ CryptBot Hi-Secure e-Office™" จะทยอยเปิดบริการให้เช่าตามมาภายหลัง แต่หากท่านสนใจสามารถสอบถามไปยังบริษัทฯได้ตามหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล์ด้านล่างนี้ |
| 3. |
วิธีการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) ที่เป็นมาตรฐานใน Module D1.5 ข้างต้นนั้น จะเป็นแบบ Non-PKI Simple Sign และ Non-PKI Server Sign ซึ่งไม่แสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) แต่อย่างไรก็ตาม ท่านสามารถซื่อการลงนามดิจิทัล (Digital Signature) ของ
CryptBot web-Sign™ เพื่อลงนามแบบแสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ หรือใช้เทคโนโลยี PKI (Public Key Infrastructure) ได้ 2 แบบ คือ Central PKI (ใช้กุญแจกลางของระบบ/องค์กร) และ แบบ Personal PKI (ใช้กุญแจส่วนบุคคลของแต่ละผู้ลงนาม) ซึ่งสามารถดูรายละเอียดได้ที่เมนู ศูนย์โบรชัวร์ |
| 4. |
ระบบติดตาม ประเมินผล และออกรายงานนี้ สามารถต่อขยายให้ใช้งานกับ Module อื่นๆ ของระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document System) และระบบบริหารงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Management System) เพื่อสร้างเป็นระบบวางแผนและบริหารทรัพยากรองค์กร(ERP/M) แบบไร้กระดาษ (Paperless) รวมถึงสามารถต่อเชื่อมกับระบบ MIS, EIS, ERP หรือ Financial System ที่องค์กรมีใช้งานอยู่เดิมเพื่อสร้างเป็นระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงหนึ่งเดียวได้ โดยไม่ต้องเสียเวลา Login เข้าไปทำงานแต่ละระบบ หากแต่สามารถทำงานผ่านระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงระบบเดียว โดยการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อกลางในการนำเข้าข้อมูล ประมวลผล และออกรายงานแบบ Realtime ณ ขณะที่สร้าง-ส่ง-ลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถดูรายละเอียดของ Module ที่สามารถต่อขยายได้ที่เมนู องค์ประกอบระบบ และดูการต่อขยายระบบได้ที่เมนู การประยุกต์ใช้งาน หรือ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมในเอกสาร "การเชื่อมโยง ทุกระบบสารสนเทศ ขององค์กรเป็นระบบ e-Office เพียงหนึ่งเดียว" |
|
