ระบบการจัดทำเอกสารขออนุมัติจัดซื้อ-จัดจ้าง (Purchasing Approval Request Documenting System) เป็นระบบที่ออกแบบให้สามารถจัดทำใบขอซื้อ (PR: Purchase Request) และ ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง (PO: Purchase Request) แบบอิสระ หรือ ทำงานต่อเนื่องจากการขอใช้เงินงบประมาณจากระบบงบประมาณก็ได้ ซึ่งระบบสามารถสร้างใบขอซื้อ(PR) พร้อมใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง (PO) และใบตรวจรับ ให้โดยอัตโนมัติ โดยมีการโอนตัวเลขที่เกี่ยวข้องกับรายการที่ขอซื้อเข้ามาสู่แบบฟอร์มต่างๆ ให้โดยอัตโนมัติ โดยเชื่อมโยงกับระบบทะเบียนวัสดุ หรือ ทะเบียนครุภัณฑ์/ทรัพย์สินโดยตรง ทำให้ผู้ดำเนินการและผู้อนุมัติรับทราบข้อมูลล่าสุดได้เลยว่า รายการที่จะสั่งซื้อนั้นมีราคาการซื้อครั้งสุดท้าย หรือ ราคากลางเท่าใด หรือ มีของในคลังเหลืออยู่เท่าใด นอกจากนี้การจัดซื้อ-จัดจ้างเหล่านี้ ยังมีให้เลือกวิธีการจัดซื้อ-จัดจ้างได้หลายรูปแบบที่รองรับการใช้งานได้ทั้งกระบวนงานของภาครัฐและเอกชน โดยแต่ละองค์กรสามารถใส่กฎระเบียบในการจัดซื้อ-จัดจ้างของตนเองเข้าไปได้ รวมทั้งยังสามารถกำหนดให้จัดทำใบขอซื้อ/ใบสั่งซื้อได้เองโดยอัตโนมัติในการกำหนดให้มีการตรวจสอบจุด "การสั่งซื้อใหม่" (Reorder Point) ไว้ในระบบคลังสินค้า/วัตถุดิบ คุณลักษณะเด่นของระบบมีดังนี้

สามารถจัดสร้างเอกสารขออนุมัติจัดซื้อ-จัดจ้างโดยรับข้อมูลจากแบบฟอร์มการขอใช้งบประมาณที่ได้รับอนุมัติ ของระบบงบ ประมาณ(ในกรณีติดตั้งระบบงบประมาณ) หรือสามารถกรอกข้อมูลผ่านแบบฟอร์มเพื่อสร้างเอกสารขออนุมัติจัดซื้อ-จัดจ้างโดยตรง

ภายใต้ระบบนี้ เจ้าหน้าที่พัสดุสามารถแต่งตั้งคณะกรรมการจัดซื้อ-จัดจ้างตามระเบียบการการจัดซื้อ-จัดจ้างแต่ละประเภทและข้อมูลการขออนุมัติจัดซื้อ-จัดจ้างที่ผ่านการอนุมัติแล้วจะถูกถ่ายโอนข้อมูลเข้าสู่ระบบจัดซื้อ/จัดจ้างที่สามารถเลือกวิธีการจัดซื้อ/จัดจ้างได้ เช่น วิธีตกลงราคา สอบราคา วิธีพิเศษ หรือ อื่นๆ ได้ตามระเบียบงานพัสดุขององค์กรกรณีเป็นการซื้อวัสดุและ/หรือครุภัณฑ์ จักสามารถเลือกรายการวัสดุและ/หรือครุภัณฑ์จากฐานข้อมูลพัสดุเพื่อนำมาบรรจุในรายการจัดซื้อ/จัดจ้างได้โดยตรง โดยจะแสดงข้อมูลรายละเอียดเพื่อให้ผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจอนุมัติได้ เช่น ราคากลาง หรือ ราคาจัดซื้อครั้งสุดท้าย

ระบบสามารถแยกเอกสารในการขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้างนี้ เพื่อให้เฉพาะเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบเท่านั้นสามารถดูหรือดำเนินการได้