Module D3.1: |
ระบบตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Cabinet Management System)
|
ถูกออกแบบมาเพื่อการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ทั้งที่ลงทะเบียนสร้าง หรือ รับเข้าผ่านระบบสร้าง-ส่ง-ลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์/ดิจิทัล(Electronic Signature/Digital Signature) และระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถนำเข้า หรือ Import จากทั้งสองระบบนี้เพื่อนำเข้าระบบตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Cabinet Management System) ซึ่งท่านสามารถสร้างเป็นตู้ ลิ้นชัก แฟ้ม หรือ แม้แต่จัดเป็นหมวดหมู่ขององค์ความรู้ (Knowledge Base) หรือ ห้องสมุดก็ได้ ตามแต่จุดประสงค์ของผู้ใช้งาน และยังสามารถลงทะเบียนเพื่อนำเข้าข้อมูล หรือ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรือ เอกสารกระดาษที่สแกนเข้าสู่ระบบตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Cabinet) โดยตรงก็ได้ ทั้งนี้ผู้ใช้งานสามารถกำหนดสิทธิ์ให้แต่ละบุคคลเพื่อเข้าใช้งานตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Cabinet) หรือ สิทธิในการดูเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) หรือ ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แต่ละฉบับที่อยู่ในแต่ละตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Cabinet) ได้ โดยมีคุณลักษณะเด่น ดังนี้ |
|
|
สามารถสร้างตู้เอกสารได้ทั้งของหน่วยงานและส่วนบุคคลได้ไม่จำกัดจำนวนตู้และระดับชั้นความลึก
|
|
ตู้หน่วยงานสามารถกำหนดแยกเป็นตู้มาตรฐานให้เป็นหมวดหมู่ที่เหมือนกันทุกหน่วยงานได้ หรือ มอบสิทธิ์ให้แต่ละหน่วยงานดำเนินการเองก็ได้
|
|
หน่วยงานสามารถกำหนดตู้ใดให้เป็นตู้สาธารณะเพื่อเป็นจุดให้หน่วยงานอื่นเข้ามาใช้งานหรือค้นหาเอกสารร่วมกันได้
|
|
ทั้งหน่วยงานและบุคคลเจ้าของตู้สามารถกำหนดสิทธิการใช้งานหรือการสร้างตู้ การดูเอกสารเฉพาะตู้ หรือ โอนสิทธิ์ต่อไปให้กับบุคลากรบางคนได้
|
|
รวมทั้งสามารถกำหนดให้บางคนดูได้เฉพาะชื่อเรื่องเอกสารแต่ไม่สามารถอ่านรายละเอียดได้ หรือ ปิดทั้งตู้เป็นความลับได้ โดยไม่มีใครค้นหาเอกสารหรือเข้าตู้ได้เลย
|
|
การนำเอกสารเข้าตู้สามารถทำได้ตั้งการนำเข้าจากเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อยู่ในระบบ และการสแกนเอกสารกระดาษหรือนำไฟล์อิเล็กทรอนิกส์เข้าจัดเก็บในตู้โดยตรง
|
|
หากเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ในระบบ ผู้นำเข้าสามารถนำเข้าได้ทั้งทีละฉบับหรือหลายฉบับพร้อมกัน และแยกนำเข้าเฉพาะบางส่วนของข้อมูลของแต่ละเอกสารได้
|
|
สามารถกำหนดวันหมดอายุของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) ที่นำเข้าใหม่ได้
|
|
ใส่คำค้นเฉพาะสำหรับใช้ในการค้นหาส่วนตัวได้ โดยไม่เกี่ยวกับเอกสารเดิมที่อยู่ในระบบ
|
|
ตัวอย่างหน้าจอ ระบบตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
|
|
ภาพแสดงหน้าจอตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถจัดเป็นตู้ ลิ้นชัก แฟ้ม หรือ หมวดหมู่หลักและย่อยได้ไม่จำกัด
|
|
ภาพแสดงหน้าจอการกำหนดสิทธิ์ให้แต่ละบุคคลในการสร้างตู้ ลบตู้ หรือ การจัดการกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document)
|
หมายเหตุ:
|
1. |
โปรแกรมระบบตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้ เป็นโปรแกรมลิขสิทธิ์สำหรับติดตั้งบน Server ของท่านเอง (ท่านจะต้องจัดเตรียม Server และ PC ให้พร้อมตามที่กำหนดไว้ในเมนู อุปกรณ์และการติดตั้ง)
|
2. |
สำหรับ Module อื่นๆ ที่เหลือ(ที่ปรากฎอยู่ใน "โบรชัวร์ของระบบ CryptBot Hi-Secure e-Office" จะทยอยเปิดบริการให้เช่าตามมาภายหลัง แต่หากท่านสนใจสามารถสอบถามไปยังบริษัทฯได้ตามหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล์ด้านล่างนี้ |
3. |
วิธีการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) ที่เป็นมาตรฐานใน Module D1.5 ข้างต้นนั้น จะเป็นแบบ Non-PKI Simple Sign และ Non-PKI Server Sign ซึ่งไม่แสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) แต่อย่างไรก็ตาม ท่านสามารถซื่อการลงนามดิจิทัล (Digital Signature) ของ
CryptBot web-Sign เพื่อลงนามแบบแสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ หรือใช้เทคโนโลยี PKI (Public Key Infrastructure) ได้ 2 แบบ คือ Central PKI (ใช้กุญแจกลางของระบบ/องค์กร) และ แบบ Personal PKI (ใช้กุญแจส่วนบุคคลของแต่ละผู้ลงนาม) ซึ่งสามารถดูรายละเอียดได้ที่เมนู ศูนย์โบรชัวร์ |
4. |
ระบบตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้ สามารถต่อขยายให้ใช้งานกับ Module อื่นๆ ของระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document System) และระบบบริหารงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Management System) เพื่อสร้างเป็นระบบวางแผนและบริหารทรัพยากรองค์กร(ERP/M) แบบไร้กระดาษ (Paperless) รวมถึงสามารถต่อเชื่อมกับระบบ MIS, EIS, ERP หรือ Financial System ที่องค์กรมีใช้งานอยู่เดิมเพื่อสร้างเป็นระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงหนึ่งเดียวได้ โดยไม่ต้องเสียเวลา Login เข้าไปทำงานแต่ละระบบ หากแต่สามารถทำงานผ่านระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงระบบเดียว โดยการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อกลางในการนำเข้าข้อมูล ประมวลผล และออกรายงานแบบ Realtime ณ ขณะที่สร้าง-ส่ง-ลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถดูรายละเอียดของ Module ที่สามารถต่อขยายได้ที่เมนู องค์ประกอบระบบ และดูการต่อขยายระบบได้ที่เมนู การประยุกต์ใช้งาน หรือ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมในเอกสาร "การเชื่อมโยง ทุกระบบสารสนเทศ ขององค์กรเป็นระบบ e-Office เพียงหนึ่งเดียว" |
|