Module D6.2: |
ระบบเอกสารประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting Document System)
|
ระบบเอกสารประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting Document System) นี้ ถูกออกแบบเพื่ออำนวยความสะดวกตั้งแต่ขั้นตอนการจัดทำวาระ (ซึ่งหากเป็นการประชุมระดับใหญ่ เช่น ระดับคณะกรรมการ (Board/Committee) จะมีขั้นตอนของการลงทะเบียนวาระและอนุมัติเพื่อบรรจุวาระด้วย) การทำหนังสือเชิญประชุมทั้งเป็นหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ภายในและภายนอก การสร้างแบบฟอร์มการบันทึกการประชุมแบบอัตโนมัติ และการออกรายงานการประชุมได้ในทันทีที่บันทึกการประชุมผ่านแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์แล้วเสร็จ รวมทั้งรองรับการแนบเอกสาร หรือ ไฟล็อิเล็กทรอนิกส์ที่เกี่ยวข้องไปให้ผู้เข้าร่วมการประชุมได้รับทราบทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการประชุม รวมทั้งสามารถเข้ามาค้นหา หรือ จัดเก็บสถิติการประชุมแต่ละคณะ หรือ แต่ละโครงการได้ด้วย โดยระบบนี้จะทำงานเชื่อมโยงกับระบบนัดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ระบบมอบหมายงานอิเล็กทรอนิกส์ และระบบจองห้องประชุมอิเล็กทรอนิกส์ โดยระบบมีคุณลักษณะเด่น ดังนี้ |
|
|
สามารถออกหนังสือเชิญประชุม แจ้งวาระการประชุม บันทึกการประชุม และออกรายงานการประชุมผ่านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้
|
|
วาระการประชุมที่สร้างขึ้นสามารถนำมาแนบกับหนังสือเชิญประชุมเพื่อส่งผ่านระบบเดินเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้
|
|
เมื่อประชุม วาระการประชุมที่สร้างไว้สามารถถ่ายโอนข้อมูลมาสร้างเป็น e-Form สำหรับการบันทึกการประชุมได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถลงบันทึกชื่อผู้เข้าร่วมประชุม รวมทั้งผู้ที่ได้รับมอบอำนาจมาประชุมแทน
|
|
สามารถบันทึกรายละเอียดการประชุม รายละเอียดการมอบหมายงาน(ทำงานสัมพันธ์กับระบบมอบหมายงาน) และการลงมติของที่ประชุมได้ ว่า ผู้เข้าร่วมประชุมคนใดเห็นชอบ ไม่เห็นชอบ หรือไม่ออกเสียงในแต่ละวาระ โดยรายละเอียดการบันทึกสามารถแสดงให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นได้ตลอดเวลาโดยผ่านทางหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือ Projector และเมื่อบันทึกการประชุมแล้วเสร็จ
|
|
ผู้บันทึกก็สามารถสร้างเป็นรายงานการประชุมได้ในทันที ซึ่งสามารถส่งผ่านระบบเดินเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้ผู้เข้าร่วมประชุมลงนามรับรองรายงานการประชุม หรือ บันทึกใส่สื่ออิเล็กทรอนิกส์เพื่อนำกลับได้เลยทันท
|
|
รองรับการแนบไฟล์หรือรายละเอียดต่างๆ ไปกับหนังสือเชิญประชุม และนำมาแสดงเพื่อประกอบการพิจารณาในที่ประชุม
|
|
สามารถแนบไฟล์รายละเอียดอื่นๆ เพิ่มเติมในขณะการประชุม
|
|
รองรับการแสดงความเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมและการประชุมทางไกลด้วยการโต้ตอบผ่านการ chat ผ่านเว็บบอร์ดได้
|
|
สามารถติดตามงานต่างๆ ที่ได้มอบหมายในแต่ละวาระของการประชุมครั้งก่อนหน้านั้นได้อีกด้วย
|
|
ตัวอย่างหน้าจอ ระบบเอกสารประชุมอิเล็กทรอนิกส์
|
|
ภาพแสดงหน้าจอการสร้างวาระการประชุมเพื่อสร้างเอกสารวาระการประชุม
|
|
ภาพแสดงหน้าจอแบบฟอร์มการบันทึกการประชุมเพื่อออกรายงานการประชุม
|
หมายเหตุ:
|
1. |
โปรแกรมระบบเอกสารประชุมอิเล็กทรอนิกส์นี้ เป็นโปรแกรมลิขสิทธิ์สำหรับติดตั้งบน Server ของท่านเอง (ท่านจะต้องจัดเตรียม Server และ PC ให้พร้อมตามที่กำหนดไว้ในเมนู อุปกรณ์และการติดตั้ง)
|
2. |
สำหรับ Module อื่นๆ ที่เหลือ(ที่ปรากฎอยู่ใน "โบรชัวร์ของระบบ CryptBot Hi-Secure e-Office" จะทยอยเปิดบริการให้เช่าตามมาภายหลัง แต่หากท่านสนใจสามารถสอบถามไปยังบริษัทฯได้ตามหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล์ด้านล่างนี้ |
3. |
วิธีการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) ที่เป็นมาตรฐานใน Module D1.5 ข้างต้นนั้น จะเป็นแบบ Non-PKI Simple Sign และ Non-PKI Server Sign ซึ่งไม่แสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) แต่อย่างไรก็ตาม ท่านสามารถซื่อการลงนามดิจิทัล (Digital Signature) ของ
CryptBot web-Sign เพื่อลงนามแบบแสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ หรือใช้เทคโนโลยี PKI (Public Key Infrastructure) ได้ 2 แบบ คือ Central PKI (ใช้กุญแจกลางของระบบ/องค์กร) และ แบบ Personal PKI (ใช้กุญแจส่วนบุคคลของแต่ละผู้ลงนาม) ซึ่งสามารถดูรายละเอียดได้ที่เมนู ศูนย์โบรชัวร์ |
4. |
ระบบเอกสารประชุมอิเล็กทรอนิกส์นี้ สามารถต่อขยายให้ใช้งานกับ Module อื่นๆ ของระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document System) และระบบบริหารงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Management System) เพื่อสร้างเป็นระบบวางแผนและบริหารทรัพยากรองค์กร(ERP/M) แบบไร้กระดาษ (Paperless) รวมถึงสามารถต่อเชื่อมกับระบบ MIS, EIS, ERP หรือ Financial System ที่องค์กรมีใช้งานอยู่เดิมเพื่อสร้างเป็นระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงหนึ่งเดียวได้ โดยไม่ต้องเสียเวลา Login เข้าไปทำงานแต่ละระบบ หากแต่สามารถทำงานผ่านระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงระบบเดียว โดยการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อกลางในการนำเข้าข้อมูล ประมวลผล และออกรายงานแบบ Realtime ณ ขณะที่สร้าง-ส่ง-ลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถดูรายละเอียดของ Module ที่สามารถต่อขยายได้ที่เมนู องค์ประกอบระบบ และดูการต่อขยายระบบได้ที่เมนู การประยุกต์ใช้งาน หรือ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมในเอกสาร "การเชื่อมโยง ทุกระบบสารสนเทศ ขององค์กรเป็นระบบ e-Office เพียงหนึ่งเดียว" |
|