| Module M3.1: |
ระบบการจัดทำเอกสารขออนุมัติจัดซื้อ-จัดจ้าง
(Purchasing Approval Request Documenting System)
|
ระบบการจัดทำเอกสารขออนุมัติจัดซื้อ-จัดจ้าง (Purchasing Approval Request Documenting System) เป็นระบบที่ออกแบบให้สามารถจัดทำใบขอซื้อ (PR: Purchase Request) และ ใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง (PO: Purchase Request) แบบอิสระ หรือ ทำงานต่อเนื่องจากการขอใช้เงินงบประมาณจากระบบงบประมาณก็ได้ ซึ่งระบบสามารถสร้างใบขอซื้อ(PR) พร้อมใบสั่งซื้อ/สั่งจ้าง (PO) และใบตรวจรับ ให้โดยอัตโนมัติ โดยมีการโอนตัวเลขที่เกี่ยวข้องกับรายการที่ขอซื้อเข้ามาสู่แบบฟอร์มต่างๆ ให้โดยอัตโนมัติ โดยเชื่อมโยงกับระบบทะเบียนวัสดุ หรือ ทะเบียนครุภัณฑ์/ทรัพย์สินโดยตรง ทำให้ผู้ดำเนินการและผู้อนุมัติรับทราบข้อมูลล่าสุดได้เลยว่า รายการที่จะสั่งซื้อนั้นมีราคาการซื้อครั้งสุดท้าย หรือ ราคากลางเท่าใด หรือ มีของในคลังเหลืออยู่เท่าใด นอกจากนี้การจัดซื้อ-จัดจ้างเหล่านี้ ยังมีให้เลือกวิธีการจัดซื้อ-จัดจ้างได้หลายรูปแบบที่รองรับการใช้งานได้ทั้งกระบวนงานของภาครัฐและเอกชน โดยแต่ละองค์กรสามารถใส่กฎระเบียบในการจัดซื้อ-จัดจ้างของตนเองเข้าไปได้ รวมทั้งยังสามารถกำหนดให้จัดทำใบขอซื้อ/ใบสั่งซื้อได้เองโดยอัตโนมัติในการกำหนดให้มีการตรวจสอบจุด "การสั่งซื้อใหม่" (Reorder Point) ไว้ในระบบคลังสินค้า/วัตถุดิบ คุณลักษณะเด่นของระบบมีดังนี้ |
| |
|
|
สามารถจัดสร้างเอกสารขออนุมัติจัดซื้อ-จัดจ้างโดยรับข้อมูลจากแบบฟอร์มการขอใช้งบประมาณที่ได้รับอนุมัติ ของระบบงบ ประมาณ(ในกรณีติดตั้งระบบงบประมาณ) หรือสามารถกรอกข้อมูลผ่านแบบฟอร์มเพื่อสร้างเอกสารขออนุมัติจัดซื้อ-จัดจ้างโดยตรง
|
|
|
ภายใต้ระบบนี้ เจ้าหน้าที่พัสดุสามารถแต่งตั้งคณะกรรมการจัดซื้อ-จัดจ้างตามระเบียบการการจัดซื้อ-จัดจ้างแต่ละประเภทและข้อมูลการขออนุมัติจัดซื้อ-จัดจ้างที่ผ่านการอนุมัติแล้วจะถูกถ่ายโอนข้อมูลเข้าสู่ระบบจัดซื้อ/จัดจ้างที่สามารถเลือกวิธีการจัดซื้อ/จัดจ้างได้ เช่น วิธีตกลงราคา สอบราคา วิธีพิเศษ หรือ อื่นๆ ได้ตามระเบียบงานพัสดุขององค์กรกรณีเป็นการซื้อวัสดุและ/หรือครุภัณฑ์ จักสามารถเลือกรายการวัสดุและ/หรือครุภัณฑ์จากฐานข้อมูลพัสดุเพื่อนำมาบรรจุในรายการจัดซื้อ/จัดจ้างได้โดยตรง โดยจะแสดงข้อมูลรายละเอียดเพื่อให้ผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจอนุมัติได้ เช่น ราคากลาง หรือ ราคาจัดซื้อครั้งสุดท้าย
|
|
|
ระบบสามารถแยกเอกสารในการขออนุมัติจัดซื้อ/จัดจ้างนี้ เพื่อให้เฉพาะเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบเท่านั้นสามารถดูหรือดำเนินการได้
|
|
ตัวอย่างหน้าจอ ระบบการจัดทำเอกสารขออนุมัติจัดซื้อ-จัดจ้าง
|
 |
ภาพแสดงหน้าจอแบบฟอร์มการจัดทำใบขอซื้อ
|
 |
ภาพแสดงหน้าจอแบบฟอร์มการจัดทำใบสั่งซื้อ
|
หมายเหตุ:
|
| 1. |
โปรแกรมระบบการจัดทำเอกสารขออนุมัติจัดซื้อ-จัดจ้างนี้ เป็นโปรแกรมลิขสิทธิ์สำหรับติดตั้งบน Server ของท่านเอง (ท่านจะต้องจัดเตรียม Server และ PC ให้พร้อมตามที่กำหนดไว้ในเมนู อุปกรณ์และการติดตั้ง)
|
| 2. |
สำหรับ Module อื่นๆ ที่เหลือ(ที่ปรากฎอยู่ใน "โบรชัวร์ของระบบ CryptBot Hi-Secure e-Office™" จะทยอยเปิดบริการให้เช่าตามมาภายหลัง แต่หากท่านสนใจสามารถสอบถามไปยังบริษัทฯได้ตามหมายเลขโทรศัพท์หรืออีเมล์ด้านล่างนี้ |
| 3. |
วิธีการลงนามอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) ที่เป็นมาตรฐานใน Module D1.5 ข้างต้นนั้น จะเป็นแบบ Non-PKI Simple Sign และ Non-PKI Server Sign ซึ่งไม่แสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) แต่อย่างไรก็ตาม ท่านสามารถซื่อการลงนามดิจิทัล (Digital Signature) ของ
CryptBot web-Sign™ เพื่อลงนามแบบแสดงใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ หรือใช้เทคโนโลยี PKI (Public Key Infrastructure) ได้ 2 แบบ คือ Central PKI (ใช้กุญแจกลางของระบบ/องค์กร) และ แบบ Personal PKI (ใช้กุญแจส่วนบุคคลของแต่ละผู้ลงนาม) ซึ่งสามารถดูรายละเอียดได้ที่เมนู ศูนย์โบรชัวร์ |
| 4. |
ระบบการจัดทำเอกสารขออนุมัติจัดซื้อ-จัดจ้างนี้ สามารถต่อขยายให้ใช้งานกับ Module อื่นๆ ของระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document System) และระบบบริหารงานอิเล็กทรอนิกส์ (e-Management System) เพื่อสร้างเป็นระบบวางแผนและบริหารทรัพยากรองค์กร(ERP/M) แบบไร้กระดาษ (Paperless) รวมถึงสามารถต่อเชื่อมกับระบบ MIS, EIS, ERP หรือ Financial System ที่องค์กรมีใช้งานอยู่เดิมเพื่อสร้างเป็นระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงหนึ่งเดียวได้ โดยไม่ต้องเสียเวลา Login เข้าไปทำงานแต่ละระบบ หากแต่สามารถทำงานผ่านระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เพียงระบบเดียว โดยการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นสื่อกลางในการนำเข้าข้อมูล ประมวลผล และออกรายงานแบบ Realtime ณ ขณะที่สร้าง-ส่ง-ลงนามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสามารถดูรายละเอียดของ Module ที่สามารถต่อขยายได้ที่เมนู องค์ประกอบระบบ และดูการต่อขยายระบบได้ที่เมนู การประยุกต์ใช้งาน หรือ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมในเอกสาร "การเชื่อมโยง ทุกระบบสารสนเทศ ขององค์กรเป็นระบบ e-Office เพียงหนึ่งเดียว" |
|
